Hoe wij omgaan met uw gegevens en met wat u invoert in de FML Tool.
Laatst bijgewerkt: 16 augustus 2026
Minebytes B.V., gevestigd te Amsterdam (KvK-nummer: 34389924), is aanbieder van de online FML Tool (fml.minebytes.nl). Wij vinden een zorgvuldige omgang met medische gegevens vanzelfsprekend. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, en hoe wij ze beschermen.
Onze tool wordt gebruikt door professionals zoals verzekeringsartsen en medisch adviseurs. Daarbij onderscheiden wij twee situaties:
1. Gegevens van u als klant. Wanneer u een account aanmaakt of een licentie afneemt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, factuurgegevens en inloggegevens. Daarnaast houden wij beperkte gebruiksstatistieken bij van uw account, zoals inlogmomenten en het aantal gegenereerde documenten. Deze statistieken betreffen uitsluitend het gebruik van de tool en nooit de inhoud van wat u invoert. Wij gebruiken ze voor facturatie, beveiliging en het verbeteren van de tool. Voor deze gegevens is Minebytes verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
2. Gegevens die u invoert in de tool. De inhoud die u als arts invoert bij het opstellen van een FML kan gezondheidsgegevens bevatten. Voor deze gegevens bent ú als zorgprofessional de verwerkingsverantwoordelijke; Minebytes treedt uitsluitend op als verwerker. Wij verwerken deze gegevens alleen om de tool voor u te laten werken en voor geen enkel ander doel. Hiervoor sluiten wij op verzoek met u een verwerkersovereenkomst.
De FML Tool is ontworpen om zo min mogelijk gegevens te verwerken:
Standaard geen opslag. De inhoud die u invoert wordt verwerkt om het document (PDF) te genereren. Het opgestelde document bewaart u zelf, in uw eigen omgeving. Wij slaan de inhoud niet op, tenzij u daar zelf voor kiest (zie hieronder).
Geen patiëntnaam. Bij het bewaren van een concept wordt de naam van de cliënt nooit opgeslagen. Een concept wordt uitsluitend geïdentificeerd met een invuldatum en een dossiernummer die alleen voor u herkenbaar zijn.
Conceptopslag alleen op uw verzoek. Kiest u bij het exporteren voor "concept bewaren", dan wordt het concept zonder cliëntnaam opgeslagen zodat u er later aan verder kunt werken. Omdat een concept via het dossiernummer in uw eigen administratie herleidbaar kan zijn, behandelen wij opgeslagen concepten als gepseudonimiseerde gezondheidsgegevens, met bijbehorend beschermingsniveau.
Automatische verwijdering. Opgeslagen concepten worden na 3 maanden automatisch en definitief van onze servers verwijderd. U kunt een concept ook zelf eerder verwijderen.
Wij verwerken klantgegevens voor het leveren van de dienst en facturatie (grondslag: uitvoering van de overeenkomst), voor het versturen van serviceberichten over de tool (grondslag: gerechtvaardigd belang) en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht.
Accountgegevens bewaren wij zolang u klant bent en tot maximaal 6 maanden na beëindiging. Factuurgegevens bewaren wij 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht. Ingevoerde dossierinhoud wordt niet bewaard, behalve wanneer u zelf een concept opslaat: dat wordt na uiterlijk 3 maanden automatisch verwijderd.
Onze tools draaien op servers in Nederlandse datacenters. Gegevens verlaten de Europese Unie niet.
Alle verbindingen met onze tools verlopen versleuteld (TLS). Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, en handelen daarbij naar de uitgangspunten van NEN 7510.
Onze tool gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn om ingelogd te blijven. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.
U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking of uw gegevens over te dragen. Neem hiervoor contact op via office@minebytes.com. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Betreft uw verzoek gegevens die een arts via onze tool heeft verwerkt, dan verwijzen wij u naar de betreffende arts of diens praktijk: die is voor die verwerking verantwoordelijk. Overigens bewaren wij die inhoud niet.
Wijzigingen in deze verklaring publiceren wij op deze pagina.